¿Qué es un forecast?
El forecasting forma parte de la aplicación de estrategias correctas de revenue management, que pasan por el conocimiento del comportamiento de la demanda y del mercado en el pasado.
Estos datos históricos junto a las tendencias actuales y futuras nos permiten realizar previsiones de futuro que se plasman en un forecast.
El forecasting es la técnica que nos permite la realización de previsiones y estimaciones de la demanda o ingresos que podrá tener nuestro hotel.
La elaboración del forecast corre por cuenta de los departamentos de revenue management, apoyados en todo momento por el departamento financiero y el comercial.
El forecasting como herramienta de previsión de la ocupación y el precio.
El disponer de un forecast nos permitirá estimar la ocupación y precio de las habitaciones, lo que nos ayuda a implementar una estrategia correcta de revenue management para la obtención de la rentabilidad óptima.
Estas estrategias pueden basarse en acciones de pricing, implementación de restricciones más o menos flexibles, y asimismo nos permitirá controlar con mayor efectividad las previsiones de recursos humanos, materias primas e inversiones en marketing, dependiendo del calendario.
¿Cómo realizar un forecast?
Para realizar un forecast necesitaremos de tres tipos de datos.
- Datos Históricos.
- Datos futuros.
- Datos presentes.
Datos históricos.
En primer lugar debemos de tener registrados los históricos de nuestro hotel, siendo la recolección y el modelado de estos datos la acción principal para realizar el mejor forecast.
Es importante que los datos del histórico, sean recogidos y analizados por segmentos de demanda, pues nos permite generar mejores estrategias de revenue management ya que identifican las tendencias del segmento y generamos previsiones más aproximadas.
Hay que tener en cuenta que cuanto más amplia sean nuestras estrategias, mayor número de datos serán los que necesitemos para afinar las previsiones.
La cantidad de datos que necesitamos dependerá de lo elaboradas que sean las acciones y las estrategias de revenue, así como de lo profundo que sean los análisis que vayamos a desarrollar.
La calidad de estos datos, y el correcto análisis de los mismos, es determinante para poder hacer previsiones acertadas.
Los principales datos históricos que necesitamos, los cuales los podemos extraer de un PMS, son :
- Booking diario
- Pick Up.
- Curva de reservas
- Ocupaciones por día de producción.
- ADR.
- RevPar
- TrevPar.
- Producciones por departamento de venta del hotel.
- Número de clientes por habitación.
- Número de clientes totales en el hotel.
- Estancia media.
- Antelación de la reserva.
- Check-ins
- Check-outs
Otros datos más avanzados serían:
- Habitaciones vendidas por tarifa y KPI´S por tarifa (TrevPar, huésped por habitación, estancia media, antelación media de la reservas , etc )
- Materialización de Cupos.
- Ventas por tarifa y canal
- Ventas y comportamiento según las variables de segmentación de mercado.
- Porcentaje de cancelaciones y tiempo con él se producen.
- No Shows, por día de la semana, por segmento, por número de habitaciones reservadas, por llegadas del día, etc…
- Reputación online de nuestro hotel y de nuestro set competitivo.
- Producciones de los principales clientes.
- Posicionamiento en las OTAS.
- Posicionamiento web y de redes sociales del hotel y del set competitivo.
- Estrategias de marketing del set competitivo.
Datos futuros
La obtención de los datos futuros se podrá realizar mediante el seguimiento constante de los datos presentes y los históricos.
Trabajando con ellos, y mediante métodos basados en la tasa de interés simple, la tasa de interés compuesto o regresiones lineales para estudiar el comportamiento de la demanda a futuro
O bien a través de las previsiones dinámicas, obtendremos datos muy aproximados a lo que puede suceder con nuestra demanda y resultados económicos del hotel.
En la obtención de estos datos futuros, tendremos que tener en cuenta los factores externos que podrán afectar de manera positiva o negativa a nuestra demanda:
- La situación económica global o de un segmento de mercado
- La situación de nuestro set competitivo y la apertura de nuevos hoteles.
- La aparición de nuevos mercados.
- Situaciones de fuerza mayor como la meteorología.
- Etc…
Datos presentes.
Pues si queremos hacer una comparativa correcta frente a los históricos tendremos que disponer de los mismos datos que nos aportan estos.
En resumen, con los datos históricos y las previsiones de nuestro hotel y la zona geográfica donde está ubicado, así como las variables que afectan al mercado local y global, realizaremos lo que se denomina un forecast del hotel.
3 herramientas para elaborar un forecast.
- El Pick up. Para establecer los forecast de ocupación y precio se cuenta con la herramienta fundamental del histórico que es el pick up.
Como usar el Pick up :
- Analiza la ocupación de hoy para un periodo de tiempo.
- Recopila los datos de los pick ups anteriores del histórico.
- Realiza la previsión de ocupación teniendo en cuenta las confirmaciones y sumando el pick up esperado.
- Previsiones (intangibles y futuribles): Una herramienta fundamental son las previsiones que bien podemos realizar mediante metodologías anteriormente expuestas, tales como las previsiones dinámicas.
Las previsiones dinámicas son estimaciones con un horizonte de 1 a 4 meses, cuya principal ventaja es que tiene una alta probabilidad de cumplirse, al ser muchas de las reservas firmes o al conocerse el nivel de confirmación.
- La combinación de las dos anteriores. Utilizando los históricos del pick up sumadas a la presiones de la demanda.
El forecast se enfoca principalmente en la previsión de los ingresos y la ocupación, pero al analizar tantos datos, podemos generar forecast del resto de información, que nos ayudarán a mejorar los resultados del hotel.
Las fases del forecast.
- Recopilación y análisis de los históricos.
- Recopilación y análisis de las previsiones.
- Benchmarking
- Pricing
- Control
¿Cada cuánto tiempo se debe realizar un forecast?
La frecuencia de la elaboración del forecast dependerá de las directrices impuestas por cada hotel o por el revenue manager, siendo el fin del análisis diario de establecer las medidas correctoras para mantener los objetivos.
El análisis semanal tendrá el fin de planificar la comercialización y el mensual nos dará los resultados del hotel.
¿Cómo medir los resultados del forecast?
El análisis del forecast nos podrá arrojar tres resultados:
- REAL OBTENIDO > PREVISIÓN
- REAL OBTENIDO = PREVISIÓN
- REAL OBTENIDO < PREVISIÓN
REAL OBTENIDO > PREVISIÓN.
En este caso los resultados obtenidos superan los datos previstos, debiendo investigar las causas que han influido en estos resultados.
Y si fuera el caso, revisar las estrategias de revenue y nuestro plan de acción (estrategias de precios, restricciones, cupos ) con el fin de obtener mayor rentabilidad.
REAL OBTENIDO = PREVISIÓN.
Cuando la previsión es igual a los datos reales, podemos decir que nuestras estimaciones y estrategias están funcionando de manera correcta.
REAL OBTENIDO < PREVISIÓN.
El peor resultado que podemos obtener, el real es menor que la previsión, por lo que deberemos analizar qué nos ha llevado a ello. Ya pueden ser factores externos o propios, pero será necesario revisar las estrategias y activar las acciones necesarias para revertir la situación.
Ventajas de disponer de un forecast
- Conocer la realidad de nuestro hotel
- Control de ingresos y gastos y desviaciones en los mismos.
- Capacidad de establecer estrategias de revenue management adecuadas para aumentar la rentabilidad.
- Capacidad de medición de las estrategias y acciones, conociendo cuales han sido acertadas y cuáles no.
- Capacidad de planificación de marketing, comercial, económica y financiera.
Como has podido ver, se hace más que necesario disponer de una estrategia de forecasting y de un forecast bien elaborado y que su análisis frente al histórico nos aporte la información correcta y necesaria, que nos permita trabajar en el objetivo común de cualquier hotel, aumentar la rentabilidad.
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